Die besten Zeitmanagement Methoden im Überblick

Versinkst du im Chaos und hältst es nicht mehr aus, dass du deine Arbeit so unstrukturiert angehst? Du würdest gerne deine Arbeitszeit sinnvoller aufteilen und effektiver und effizienter Arbeiten? Sehr gut! Dann wird dir der Überblick über die besten Zeitmanagement Methoden helfen, die idealste Methode zu finden, um deine Arbeitsweise zu verbessern und endlich mit mehr Zufriedenheit durch den Arbeitsalltag zu kommen.

 

Inhaltsverzeichnis

Was ist Zeitmanagement?
Das Eisenhower-Prinzip
Das Pareto Prinzip
GTD – Getting Things Done
Eat That Frog
To Do Liste
Not-To-Do-Liste
Alpen Methode
ABC Analyse
60-40 Methode
Die Pomodoro Technik
Kanban-Board
10-10-10 Methode

 

Was ist Zeitmanagement eigentlich?

Die Definition von Zeitmanagement fokussiert sich auf die produktive Nutzung der verfügbaren Zeit. Hierfür gibt es zahlreiche Methoden, die eingesetzt werden können, um Zeit sinnvoll zu nutzen.

 

Das Eisenhower-Prinzip

Bei dem Eisenhower-Prinzip unterscheiden sich die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Diese helfen sinnvolle von weniger sinnvollen Aufgaben voneinander zu unterscheiden.

  • Wichtigkeit = Bringt dich die Aufgabe deinem Ziel näher? Ja? Dann ist sie wichtig.
  • Dringlichkeit = Ist die Aufgabe an einen baldigen Termin gebunden? Dann ist sie dringlich.

Eisenhower Prinzip

  1. Wichtig + dringlich = Das sind die wichtigsten Aufgaben, die unter hoher Priorität sofort erledigt werden sollen.
  2. Wichtig + nicht dringlich = Diese Aufgaben müssen zwar nicht sofort erledigt werden, sollten dennoch sinnvoll eingeplant werden.
  3. Unwichtig + dringlich = Aufgaben sollten sofort erledigt werden, wenn sie weniger als 5 Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Ansonsten sollten sie Outgesourct oder delegiert werden.
  4. Unwichtig + nicht dringlich = In diesem Quadranten verbergen sich wahre Zeitfresser. Diese Aufgaben sollten schleunigst weggelassen werden. Sie sind in der Regel eine Zeitverschwendung.

 

Das Pareto Prinzip – die 80-20 Regel

Das Prinzip des sinnvollen Selbstmanagements beschreibt, dass mit 20% Arbeit 80% der Ergebnisse umgesetzt werden. Beispiele für die 80-20 Regel sind…

  • 20 Prozent der Produkte ergeben 80 Prozent des Umsatzes
  • 20 Prozent der Kunden generieren 80 Prozent des Umsatzes
  • 20 Prozent der Kleidung trägst du zu 80 Prozent der Anlässe
  • 20 Prozent der Werkzeuge werden in 80 Prozent der Fälle genutzt

Durch das richtige setzen von Prioritäten und den Fokus auf die 20 Prozent, konzentrierst du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben und verschwendest keine Zeit mit Details.

 

GTD – Getting Things Done

Getting Things Done ist eine Methode um Ordnung und Struktur in den Alltag zu bringen. Du konzentrierst dich auf das Wesentliche und vermeidest Stress im Alltag.

Im Gegensatz zu anderen Prinzipien, die sich auf das Setzen von Prioritäten konzentrieren, basiert GTD auf dem kontinuierlichen führen von Listen.

  • Für jedes Ziel, welches du erreichen willst, brauchst du konkrete Schritte. Z.B. Ich will mich gesund ernähren. Welche Schritte muss du tun, um dem Ziel näherzukommen?
  • Das Aufschreiben und Ausarbeiten von Ideen, Aufgaben und auch belastenden Gedanken sorgt dafür, stressfreier durch den Alltag zu kommen.
  • Die Konzentration auf das Wesentliche, führt im Idealfall zum Flow-Zustand, mit dem man ohne Druck seine Ziele und Erfolge erreichen kann.

Wer das Prinzip von David Allen genauer nachvollziehen will, dem empfehle ich sein umfassendes Buch „Wie ich Dinge geregelt kriege“* in dem er die umfassenden Prinzipen der GTD Methode erklärt.

 

Eat That Frog

All jenen, die sich gerne Ablenken oder Aufschieben wird der unappetitliche Frosch eine Hilfe sein. Denn wer würde denn schon gerne früh am Morgen einen Frosch essen?

Darum geht es bei Eat That Frog (oder auch Eat The Frog). Aufschieben ist nicht, denn die unangenehmste und wichtigste Aufgabe sollte am Tag als erstes erledigt werden. Diese Methode bringt sehr viele Vorteile, denn wenn die schlimmste Aufgabe direkt in der Früh erledigt wird, motiviert das und entlastet den gesamten Alltag. Schließlich ist das wovor man sich normalerweise den ganzen Tag drücken würde, sofort erledigt.

Wer mehr über Eat That Frog lernen will, dem empfehle ich „21 Wege, wie Sie in weniger Zeit mehr erreichen“*.

 

To Do Liste

Eine Zeitmanagement-Methode, die du garantiert ausprobiert hast. Doch die simple Liste hat einige Tücken. Denn wer absolut alle Aufgaben für den Tag auf eine einzige Liste schreibt, macht bereits den ersten Fehler.

Die Aufgaben bei einer To Do Liste müssen thematisch unterteilt werden. Als Selbstständiger vermischt man oft privates mit der Arbeit. Das sollte strikt getrennt und priorisiert werden. Schon beim Schreiben solltest du dir überlegen, wann ist es sinnvoll welche Aufgabe zu machen? Was benötigt mehr kognitive Kapazitäten und was kann eher am Ende eines langen Arbeitstages erledigt werden?

Du siehst, eine To Do Liste gleicht nicht einer einfachen Liste mit Aufgaben. Um deine Liste effizient abzuarbeiten, gehört mehr dazu.

 

Not To Do Liste

Ablenkungen während der Arbeitszeit können mit der Not-To-Do-Liste endlich verabschiedet werden.

Denn du schreibst dir auf, was du während deiner Arbeitszeit definitiv nicht machen möchtest! Wie zum Beispiel:

  • Zeit auf Instagram verbringen
  • am Arbeitsplatz essen
  • Pausen auslassen
  • nach Mitternacht schlafen gehen
  • Terminen spontan zusagen

Diese Liste musst du nicht jeden Tag schreiben. Sie gilt generell für deine gesamte Arbeitszeit und hilft dir dabei Prioritäten zu setzen und dir bewusst zu machen, womit du dich gerne ablenkst.

 

Alpen Methode

Mit der ALPEN Methode gelingt das Erstellen von Tagesplänen nach einer sinnvollen Struktur, Priorisierung und Planung innerhalb von 15 Minuten.

  1. Aufgaben notieren – Zuerst werden alle Aufgaben notiert, die am Tag erledigt werden müssen.
  2. Länge schätzen – Zu jeder Aufgabe wird folgend die realistische Dauer der Aufgabe aufgeschrieben.
  3. Pufferzeiten einplanen – Zusätzlich sollte die Dauer bei Aufgaben, die sich vermutlich in die Länge ziehen noch um die Pufferzeit ergänzt werden. 60% der Arbeitszeit sollte verplant werden, 40 % sind Puffer.
  4. Entscheidungen treffen – Oder auch: Priorisieren. Welche Aufgaben sind dringend und wichtig? Und welche unwichtig und nicht dringlich? Dieser Einteilung orientiert sich ähnlich, wie am Eisenhower-Prinzip.
  5. Nachkontrolle – Der Arbeitstag ist zu Ende: Nun ist die Nachkontrolle fällig. Was hat funktioniert und was nicht? Waren die Zeitvorgaben realistisch und hat der Puffer gereicht?

ALPEN Methode

All diese Schritte ergeben die ALPEN-Methode. Das Ergebnis ist, dass du besser den Aufwand für deine Aufgaben tracken kannst und dich am Ende des Tages nicht mehr fragen musst, was du mit deiner Zeit gemacht hast. Gleichzeitig siehst du ganz klar, wie weit du mit deinen Aufgaben gekommen bist.

 

ABC Analyse

Die ABC Analyse ermöglicht es dir den aktuellen Standpunkt deines Zeitmanagements zu verdeutlichen und Wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Die Aufgaben werden nach Priorität nach einem ABC-Schema unterteilt, was dazu führt, dass mit weniger Aufwand mehr Erfolge erzielt werden können.

  • A-Aufgaben – sehr wichtig – Sollten persönlich und so schnell wie möglich erledigt werden
  • B-Aufgaben – wichtig – können zum Teil delegiert werden, da sie weniger wichtig sind
  • C-Aufgaben – weniger wichtig – Wiederkehrende Aufgaben die immer anfallen.

Die ABC Analyse eignet sich nicht nur für das persönliche Zeitmanagement, sondern unter anderen auch für die Fokussierung auf die wichtigsten Kunden die den größten Umsatz bringen können.

 

60-40 Methode

Pufferzeit ist bei dieser Methode im Fokus. Die 60-40 Methode ist im Grunde genommen eine reduzierte Form der ALPEN-Methode. 60 Prozent der Arbeitszeit wird verplant, 40 Prozent dienen als Puffer. Dauert dein Arbeitstag 8 Stunden, darfst du nur 5 Stunden verplanen (60%). Die restlichen 3 Stunden (40 %) sind deine Reserve für Aufgaben, die zwischendurch erledigt wurden oder sich in die Länge gezogen haben.

 

Die Pomodoro Technik

Bei der Pomodoro Technik, geht es ans Eingemachte. Diese Technik gibt vor, in welchen Zeiträumen gearbeitet wird und wann eine Pause eingelegt werden muss.

Nach einer konkreten Formulierung, was zu tun ist, wird ein Wecker auf 25 Minuten gestellt. In dieser Zeit wird an der Aufgabe gearbeitet. Sobald die Zeit vorbei ist, wird eine 5 Minuten Pause gemacht. Nach vier 25 – 5 Minuten Intervallen (also 2 Stunden) muss eine Pause von 15 bis 20 Minuten gemacht werden.

Mit dieser Methode kannst du nicht nur konzentrierter arbeiten, sondern auch bewusst deine Zeitfresser außen vor lassen.

PS: Es gibt auch einige Produktivitäts-Apps die diese Methode nutzen.

Das Kanban-Board

Das Kanban-Board oder auch Kanban-Tafel ist eine Art horizontale To Do Liste, die den Workflow sichtbar macht und Mängel der Effizienz ausgleicht. Sie gliedert sich in folgende Spalten:

  • To Do (Aufgabe) – Was muss erledigt werden?
  • Doing (Bearbeitung) – Was wird gerade erledigt?
  • Done (Erledigt) – Welche Aufgabe wurde bereits erledigt?

Das Kanban-Board eignet sich nicht nur zur persönlichen Planung von Erledigungen, sondern auch beim Arbeiten in Teams. Die Führung eines Kanban-Boards ist am einfachsten mit Post-Its oder mit einem Tool wie beispielsweise Trello.

 

10-10-10 Methode

… ist eine etwas andere Art des Zeitmanagements. Die 10-10-10 Methode hilft dir schneller Entscheidungen zu treffen. Sobald du etwas entscheiden musst, fragst du dich:

Welche Konsequenzen hat meine Entscheidung?

  • in 10 Minuten?
  • in 10 Monaten?
  • in 10 Jahren?

Mit diesen Fragen fällt es dir leichter eine persönliche Distanz zu wahren und die Entscheidungen rational zu treffen – probiere es aus!

 

 


* Hinweis: Enthält Affiliate-Links. Wenn du ein Produkt über diesen Link kaufst, erhalte ich eine kleine Provision. Für dich fallen beim Kauf keine Mehrkosten an.

Schreibe einen Kommentar

KOSTENLOSER SEO
E-MAIL KURS

So schreibst du Artikel, die auf Google gefunden werden

Melde dich jetzt an und lerne in 5 Tagen, wie du kinderleicht SEO optimierte Texte schreibst.

E-Mail Kurs

>> JETZT E-MAIL KURS HOLEN:

Mit diesem Eintrag erhältst du in wenigen Minuten gratis per E-Mail Zugang zu meinem kostenlosen E-Mail Kurs. Aufgrund des hohen Wertes dieses Kurses werde ich dich auch in meine Newsletter-Liste aufnehmen und dich weiterhin mit hilfreichem Content versorgen. Deine Daten werden vertraulich behandelt. Mit der Anmeldung erklärst du dich mit der Datenschutzerklärung einverstanden.